1. Teslim Tesellüm Belgesi Nedir?

Teslim tesellüm belgesi, mal veya eşyanın bir kişi ya da kurumdan başka bir kişi ya da kuruma teslim edildiğini ve bu teslimin karşılıklı olarak onaylandığını belgeleyen resmi bir evraktır. “Teslim” kelimesi, bir malın devrini ifade ederken; “tesellüm” ise bu malın kabul edilmesini ve alınmasını belirtir. Bu belge, hem teslim eden hem de teslim alan tarafın haklarını koruyan bir belgedir.

Özellikle kamu kurumlarında, özel sektör şirketlerinde, lojistik ve taşımacılık alanında sıklıkla kullanılan teslim tesellüm belgeleri, olası anlaşmazlıkların önüne geçmek için büyük önem taşır. Malzeme teslimlerinde, demirbaş devirlerinde, zimmetlerde ve hatta elektronik cihazların el değiştirmesinde bu belge düzenli olarak kullanılır.

Belge, genellikle yazılı bir form şeklindedir ve üzerinde teslim alan ve veren kişilerin isimleri, unvanları, teslim edilen malzemenin detayları, miktarı, tarih ve imzalar yer alır. Bu sayede hem işlemin resmiyeti sağlanır hem de tarafların sorumlulukları netleştirilmiş olur.

2. Teslim Tesellüm Belgesinin Önemi ve Kullanım Alanları

Teslim tesellüm belgesinin en önemli fonksiyonu, belgeyi imzalayan taraflar arasında güven ortamı oluşturmaktır. Bu belge sayesinde teslim edilen malın durumu, miktarı ve kime verildiği açıkça belirlenmiş olur. Hukuki geçerliliğe sahip olması nedeniyle taraflar arasında çıkabilecek olası bir anlaşmazlıkta delil olarak kullanılabilir.

Kullanım alanlarına baktığımızda:

• Kamu Kurumları: Zimmet işlemleri, envanter teslimleri, resmi yazışmalarda belge zorunluluğu.
• Özel Sektör: Malzeme, ürün veya ekipman devri, şirket içi veya dışı nakiller.
• Lojistik ve Nakliye: Sevkiyat işlemlerinde teslimatın belgelenmesi.
• İnşaat ve Üretim Sektörü: Tedarik zinciri ve taşeronlar arasında mal teslimi süreçleri.

Ayrıca bu belge, işletmelerin stok takibini doğru bir şekilde yapabilmesi açısından da önemlidir. Özellikle dijital envanter sistemlerine entegre edilerek arşivleme işlemlerinde kolaylık sağlar.

3. Teslim Tesellüm Belgesi Nasıl Hazırlanır?

Teslim tesellüm belgesi hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı temel unsurlar vardır. Bu belge resmi nitelik taşıdığı için düzenli ve açık şekilde doldurulmalıdır. Genellikle A4 boyutunda hazırlanır ve aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• Belge Başlığı: “Teslim Tesellüm Belgesi” ibaresi açıkça yazılmalıdır.
• Belge Numarası: Takip edilebilirlik için belgeye özel numara verilebilir.
• Teslim Eden Bilgileri: Ad-soyad, unvan, kurum bilgisi ve imzası.
• Teslim Alan Bilgileri: Ad-soyad, unvan, kurum bilgisi ve imzası.
• Teslim Edilen Malzeme Detayları: Adet, model, seri numarası, varsa barkod bilgisi.
• Teslim Tarihi: Belgenin düzenlendiği ve imzalandığı tarih.
• Ek Açıklamalar: Gerekirse malzemenin durumu, garanti bilgileri gibi notlar.

Belgenin sonunda her iki tarafın imzası yer almalıdır. Eğer kurumsal bir işlem söz konusuysa, kurum kaşesi de belgede yer almalıdır. Bu, belgenin resmiyetini pekiştirir.

4. Teslim Tesellüm Belgesi Örneği ve Dijital Uygulamalar

Geleneksel olarak kâğıt üzerinde hazırlanan bu belgeler, günümüzde dijital ortama da taşınmıştır. Birçok kurum, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri aracılığıyla teslim tesellüm belgelerini dijital olarak oluşturmakta ve saklamaktadır. Bu sayede belgelerin arşivlenmesi, geri çağrılması ve denetlenmesi çok daha kolay hale gelmiştir.

İşte basit bir teslim tesellüm belgesi örneği:

TESLİM TESELLÜM BELGESİ

Belge No: 2025-0012
Tarih: 27.04.2025

Teslim Eden:
Adı Soyadı: Ahmet Yılmaz
Unvan: Depo Sorumlusu
Kurum: ABC Lojistik A.Ş.
İmza: __________

Teslim Alan:
Adı Soyadı: Mehmet Kaya
Unvan: Satın Alma Müdürü
Kurum: XYZ İnşaat Ltd. Şti.
İmza: __________

Teslim Edilen Malzemeler:
- Dell Latitude 5430 Laptop – Adet: 2 – Seri No: ABC123456
- HP LaserJet M203dn Yazıcı – Adet: 1 – Seri No: XYZ789101

Açıklamalar:
Malzemeler çalışır durumda teslim edilmiştir.

Tarafların bilgisine sunulur.
        

Bu tip belgeler, dijital imza ve QR kod gibi teknolojilerle de desteklenerek daha güvenli hale getirilmektedir. Özellikle büyük çaplı şirketler için dijital arşiv sistemi, belge kayıplarını önler ve denetim süreçlerini kolaylaştırır.